آیا میدانستید که کارکنان به طور متوسط ۳۱ ساعت در ماه را در جلسات کاری سپری میکنند و بیش از ۵۰ درصد این زمان به عنوان زمان هدررفته تلقی میشود؟
این آمار تکاندهنده نشاندهنده بزرگی چالش ناکارآمدی جلسات است که کارایی را کاهش میدهند و هزینههای پنهان هنگفتی را نیز برای سازمانها به بار میآورند. اما با استفاده از نرمافزار مدیریت جلسات در بستر شیرپوینت، میتوان این روند را معکوس کرد؛ اما چگونه این اتفاق میافتد؟
با ما همراه باشید تا در ادامه در مورد چگونگی حل مشکلات رایج جلسات توسط نرمافزار مدیریت جلسات اطلاعات آگاه شوید.
وضعیت حال حاضر جلسات به چه صورتی است؟
هر جلسه باید یک چرخه عمر مشخص مانند زیر داشته باشد:
- دعوت ← دستورجلسه ← صورتجلسه ← مصوبات ← اقدامها ← پیگیری
مشکل اینجا است که در عمل، این چرخه یا ناقص اجرا میشود یا در میانه راه قطع میگردد. در وضعیت فعلی، معمولاً جلسه با یک دعوت اغلب بدون توضیح روشن درباره هدف جلسه شروع میشود. دستورجلسه یا وجود ندارد یا در لحظه برگزاری جلسه شکل میگیرد. در نتیجه، بحثها پراکنده میشوند و زمان زیادی صرف همتراز کردن ذهن افراد میشود.
صورتجلسه اگر هم نوشته شود، معمولاً بعد از جلسه و با تأخیر تهیه میگردد و بیشتر شبیه خلاصهای از گفتگوها است و یک سند مشخص براساس تصمیمات گرفته شده در جلسات نیست. مصوبات بهطور شفاف مشخص نیستند و اقدامها یا تعریف نمیشوند یا مالک و زمان مشخصی ندارند. مرحله پیگیری هم معمولاً به حافظه افراد یا پیگیریهای شفاهی محدود میشود. به این ترتیب، چرخه جلسه در همان مراحل ابتدایی دچار شکست میشود.
مشکلات رایج جلسات در سازمانها چیست؟
۱. بدون هدف بودن جلسات و نبود دستورجلسه مشخص
یکی از رایجترین مشکلات جلسات، برگزار شدن آنها بدون دستورجلسه روشن است. افراد وارد جلسه میشوند بدون اینکه بدانند هدف جلسه چیست یا قرار است به چه خروجی برسند. این وضعیت باعث پراکندگی بحث و اتلاف زمان میشود. بیش از ۶۷٪ کارکنان در گزارش Stop the madness meeting هاروارد بیزنس ریویو اعلام کردهاند جلسات بدون دستورجلسه، آنها را از انجام کارهای اصلی بازمیدارد. براساس همین گزارش، سازمانهایی که دستورجلسه را بهعنوان الزام تعریف کردهاند، توانستهاند کارایی جلسات خودشان را به طور چشمگیری بهبود دهند.
۲. تصمیمهایی که ثبت و جمعبندی نمیشوند!
یکی از بزرگترین چالشها جلسات، تصمیمگیریهایی است که بدون ثبت رسمی و جمعبندی مناسب رها میشوند. این مسئله اغلب ناشی از عدم وجود فرآیندهای ساختاریافته مانند صورتجلسه دقیق یا تصمیمنامه است، که منجر به فراموشی مصوبات میگردد. بدون ثبت تصمیمات، ابهام در مورد چگونگی اخذ این تصمیم، چگونگی آن و نحوه اجرای تصمیم ایجاد میشود. در این روند مشخص نیست مسولیت برعهده کیست و روند اجرای اقدامات را مختل میسازد.
براساس مقاله سایت sherpany شرکت آلمانی Röchling با چالشهای تصمیمگیری کند و جلسات ناکارآمد مواجه بود. در این شرکت تصمیمات بدون ثبت مناسب پیگیری نمیشدند و این موضوع کاهش را کاهش میداد. با استفاده از نرمافزار مدیریت جلسات کارایی فرآیند جلسات این شرکت ۲۰ درصد افزایش یافت و تصمیمگیری سریعتر شد.
۳. دعوت افراد غیرضروری و شلوغ شدن جلسات!
دعوت کردن افراد بیشتر از حد نیاز، یکی از مشکلات رایج مدیریت جلسات است که باعث شلوغی، کاهش تمرکز و هدررفت زمان میشود. وقتی افرادی که مستقیماً در موضوع دخیل نیستند دعوت میشوند، بحثها کندتر پیش میروند و تصمیمگیری دشوارتر میشود. این مشکل زمان افراد را تلف میکند و هزینه پنهان بالایی دارد.
تجربه شرکت Shopify که در مقاله fastcompany به آن اشاره شده، این مشکل را به خوبی نشان میدهد. این شرکت در سال ۲۰۲۳ با حذف جلسات recurring و محدود کردن دعوتها فقط به افراد ضروری، بیش از ۳۲۲,۰۰۰ ساعت زمان کارکنان را در یک سال صرفهجویی کرد و کارایی تیمها را به طور چشمگیری افزایش داد.
4. عدم پیگیری مصوبات و اقدامات پس از جلسه!
یکی از بزرگترین نقاط ضعف مدیریت جلسات، فراموش کردن پیگیری مصوبات و اقدامات تعیینشده و تعیین شاخصهای مشخص برای این کار است. بسیاری از جلسات با تصمیمات خوب پایان مییابند، اما بدون مکانیزم پیگیری و تعیین شاخصهای کلیدی عملکرد مانند رصد جلسات براساس «دستور جلسه» یا «نرخ انجام اقدامها در موعد» پیگیری درستی انجام تصمیمها ممکن نیست. این مشکل چرخه عمر جلسه را ناقص میکند و باعث میشود جلسات به جای حل مسئله، فقط به بحث تبدیل شوند.
در مقاله slack بیان شده بود که پیش از استفاده از نرمافزار مدیریت جلسات بر بستر Sharepoint توسط IBM، پیگیری مصوبات دستی و ناکارآمد بود و بسیاری از اقدامات فراموش میشدند. پس از پیادهسازی این نرمافزار در این شرکت، نرخ اجرای اقدامات ۳۰ درصد افزایش یافت و زمان رسیدن به نتایج سریعتر شد.
5. نبود نقشهای مشخص در جلسه
یکی از مشکلات رایج در مدیریت جلسات، عدم تعریف و تخصیص نقشهای مشخص مانند تسهیلکننده نگهدارنده زمان، یادداشتبردار و رهبر جلسه است. وقتی نقشها واضح نباشند، بحثها از کنترل خارج میشوند، زمان هدر میرود و افراد نمیدانند دقیقاً چه مسئولیتی دارند.
بدون نقشهای تعریفشده، اغلب یک نفر (معمولاً رهبر) همه وظایف را بر عهده میگیرد که منجر به خستگی، اشتباهات و عدم مشارکت دیگران میشود. برای مثال، بدون کنترلکننده زمان، جلسات طولانیتر از حد میشوند و بدون تسهیلکننده، برخی افراد زیادتر صحبت میکنند و برخی کمتر از حد نیاز این کار را انجام میدهند. نتیجه این موضوع کاهش تعامل و هدررفت زمان است که کارایی کلی تیم را پایین میآورد.
شرکت Atlassian در بلاگ خود اشاره کرده بود که پیش از تخصیص نقشهای مشخص مانند تسهیلکننده و کنترلکننده، با جلسات ناکارآمد و پراکنده مواجه بود و زمان زیادی را تلف میکرد. پس از پیادهسازی نقشهای چرخشی و اجباری کردن تسهیلگیری کیفیت جلسات بهبود پیدا کرد و زمان هدررفته کاهش یافت و مشارکت کارکنان افزایش چشمگیری داشت.
چرا Microsoft SharePoint بهترین بستر برای این کار است؟
Microsoft SharePoint فراتر از یک فضای ذخیرهسازی ساده عمل میکند و در واقع ستون فقرات مدیریت دانش و اسناد در سازمانهای مدرن است. این پلتفرم با تکیه بر ساختار منسجم، امنیت بالا و یکپارچگی عمیق با اکوسیستم مایکروسافت، امکان مدیریت متمرکز اطلاعات را فراهم میکند. در Microsoft SharePoint هر سند در بستر مشخصی زندگی میکند، تغییرات آن قابل ردیابی است و دسترسیها بر اساس نقشها تعریف میشود. همین موضوع باعث کاهش خطاهای انسانی، دوبارهکاری و سردرگمی اطلاعاتی میشود. از طرفی، قابلیتهای جستجوی قدرتمند و Microsoft SharePoint را به گزینهای ایدهآل برای سازمانهایی تبدیل میکند که به دنبال شفافیت، کارایی و نظم پایدار هستند. به طور کلی این بستر به علت وجود این امکانات بهترین گزینه است:
- کنترل دسترسی نقشمحور؛
- نسخهبندی و ردیابی تغییرات؛
- جستجوی سازمانی و سهولت دسترسی؛
- یکپارچگی با Outlook و Teams؛
- اتوماسیون پیگیری منطبق با Power Automate؛
چگونه استفاده از مایکروسافت شیرپوینت میتواند به حل این مشکلات کمک کند؟
حل مشکل نبود دستورجلسه و هدف مشخص
یکی از رایجترین مشکلات جلسات، شروع بدون دستورجلسه شفاف است. مایکروسافت شیرپوینت این امکان را فراهم میکند که نرمافزار مدیریت جلسات بهصورت قابل تنظیم و متناسب با قواره هر سازمان اختصاصیسازی شود. فرمهای ایجاد جلسه، ساختار دستورجلسه، نحوه ثبت صورتجلسه، مدل تعریف مصوبات و حتی نوع گزارشها میتوانند مطابق با نیازهای سازمان تنظیم شوند.
برای آشنایی بیشتر با راهکارهای شیرپوینت میتوانید روی « راهکارهای شیرپوینت» کلیک کنید.
شفافسازی مصوبات و تعیین مالک تصمیم
در بسیاری از جلسات تصمیم گرفته میشود، اما مسئول اجرای آن مشخص نیست. مایکروسافت شیرپوینت بهصورت مستقیم از سیستم مدیریت کاربران Active Directory استفاده میکند. این موضوع باعث میشود کاربران، واحدهای سازمانی، مدیران و سطوح دسترسی دقیقاً مطابق با ساختار رسمی سازمان شناسایی شوند. در نرمافزار مدیریت جلسات، این همراستایی فنی کمک میکند تا دعوت افراد، تعیین نقشها و مشخصکردن مالک مصوبات بدون نیاز به تعریف مجدد یا نگهداری اطلاعات موازی انجام شود.
کاهش وابستگی به حافظه افراد و ایمیلها
وقتی اطلاعات جلسات در ایمیلها یا فایلهای شخصی پخش میشود، سازمان به افراد وابسته میشود. مایکروسافت شیرپوینت با ایجاد یک بستر متمرکز برای نگهداری اطلاعات جلسات، امکان ثبت و دسترسی منسجم به دستورجلسات، صورتجلسات، مصوبات و اقدامات را فراهم میکند. در این حالت، اطلاعات جلسات بهصورت سازمانی ذخیره میشوند و حتی با تغییر افراد یا جابهجایی مسئولیتها، سابقه تصمیمها و اقدامات حفظ میگردد.
برای استفاده بهینه از نرمافزار مدیریت جلسات بر بستر مایکروسافت شیرپوینت جهت مدیریت جلسات مختلف سازمان پیشنهاد میکنیم که از چک لیست زیر استفاده کنید:
- تعریف قالب استاندارد دعوت و دستورجلسه؛
- ثبت دستورجلسه قبل از برگزاری جلسه؛
- ثبت صورتجلسه در بستر مشترک شیرپوینت؛
- ثبت مصوبات با مالک و مهلت مشخص؛
- تبدیل مصوبات به اقدامهای قابل پیگیری؛
- فعالسازی یادآوری برای اقدامات؛
- پایش KPIها (دستورجلسه، مالک مصوبه، انجام بهموقع)
- گزارشگیری دورهای از عملکرد جلسات؛
برای آشنایی بیشتر با نرمافزار مدیریت جلسات و مشاهده دمو آن میتوانید به صفحه «سامانه مدیریت جلسات» مراجعه کنید. اگر نیاز به ابزاری برای مدیریت جلسات روی وب دارید، میتوانید به «وب پارت جلسات من» مراجعه کنید
جلسات بهتر با استفاده از نرمافزار مدیریت جلسات
جلسات سازمانی تنها زمانی ارزشمند هستند که خروجی آنها قابل پیگیری و ملموس باشد. نرمافزار مدیریت جلسات بر بستر مایکروسافت شیرپوینتاین امکان را میدهد که جلسه به صورت درست پیش برود. با این رویکرد، تصمیمها گم نمیشوند، مسئولیتها روشن میشوند و با استفاده از شاخصهای کلیدی عملکرد تصمیمها قابل اندازهگیری و رصد هستند. نتیجه این کار جلسات هدفمند، مؤثر و قابل تحلیل که سازمان میتواند براساس آن پیشرفت نند.
اگر نیاز به
سوالات متداول (FAQ)
۱. آیا استفاده از مایکروسافت مایکروسافت شیرپوینت نیاز به آموزش پیچیده دارد؟
خیر، مایکروسافت شیرپوینت با رابط کاربری ساده و قالبهای آماده دستورجلسه و صورتجلسه، امکان استفاده سریع را فراهم میکند. آموزش اولیه کوتاه معمولاً کافی است.
۲. چگونه مطمئن شویم مصوبات به اقدام تبدیل میشوند؟
با ثبت هر مصوبه بهعنوان یک آیتم قابل پیگیری، اختصاص مالک و تاریخ و فعالسازی یادآوری، اجرا و پیگیری آنها تضمین میشود.
۳. آیا امکان گزارشگیری و تحلیل عملکرد جلسات وجود دارد؟
بله، مایکروسافت شیرپوینت امکان تعریف KPIهای مدیریتی مانند درصد جلسات با دستورجلسه، درصد مصوبات با مالک مشخص و نرخ انجام اقدامات در موعد را دارد و گزارشهای دورهای تولید میکند.
۴. آیا همه سازمانها میتوانند از این نرمافزار استفاده کنند؟
بله، چه جلسات کوچک تیمی و چه جلسات سازمانی بزرگ، بستر مایکروسافت شیرپوینتقابلیت مقیاسپذیری دارد و میتواند نیازهای مختلف را پوشش دهد.
/
پایان رپورتاژ آگهی