با رویکرد ایدئولوژی ” نگرفتن کارمند ” دستیار مجازی (VA)، به بخش مهمی از تیم قراردادی تبدیل می شود.
درواقع بسیار جالب است که شما بتوانید از کارمند شرکت دیگری استفاده کنید بدون اینکه ناچار به استخدام او یا پرداخت مالیات شوید. در عین حال می توانید با هم کار کنید و از هر جایی که هستید با هم ارتباط داشته باشید.
ارتباط الکترونیکی دقیق و موثر همیشه امکان پذیر است و تنها منحصر به مواقع استفاده از دستیار مجازی نیست. ولی زمانیکه بخواهید موافقت نامه های ارتباطی تنظیم کنید و یا اینکه روند یک مسیر مشخص را از ابتدا تعیین کنید، از آنجا که ممکن است با طرف قرار داد، به دور از هم و در مکان های متفاوت زندگی کنید، حتما تلاش می کنید تا محیط کار خود را گسترش دهید و آن را محدود به یک نقطه نکنید. می توانید در طول مسافرت، روی میز آشپزخانه با لباس راحتی و یا هر شرایط دیگر کار خود را انجام دهید.
با این حال مراحل مهمی وجود دارند که هنگام استخدام و آموزش دستیار مجازی باید در نظر داشته باشید. چرا که به نظر نمیرسد بتوانید دور یک میز بنشینید و با او مصاحبه کنید.
.
1. از او سوالات پیچیده بپرسید، مستقیم و یا حتی به صورت نوشتاری
این مقاله در مورد نحوه ی مصاحبه نیست. اما بسیار مهم است که روی سوالات پیچیده و سخن پردازی های پیچیده تمرکز کنید . به این دلیل که پتانسیل دستیار مجازی در درک زبان انگلیسی را بدانید. اگر قرار باشد کسی را به کار بگیرید که زبان اول او انگلیسی نیست به مشکل برخواهید خورد.
بعد از یک مصاحبه ی تصویری و تمایل به ادامه ی همکاری، حداقل ده سوال را برای او ایمیل کنید که باید در یک زمان مشخص پاسخگوی آنها باشد. دانستن جواب آن سوال اهمیت چندانی ندارد، مهم این است که چقدر به نوشتن مطالب به زبان انگلیسی مسلط است.
اگر قرار باشد یک سیستم پشتیبانی آنلاین برای ارتباط با مشتری ها داشته باشید، بسیار تعیین کننده خواهد بود که چه مقدار از پاسخ ها نیاز به اصلاح دارد، که یعنی از قبل توسط شما نوشته شود تا ارتباط بی عیب و نقص باشد.
.
2. همزمان با ادامه ی کار برنامه ی آموزشی تهیه کنید
اگر شما در مراحل ابتدایی کارتان هستید ، احتمالا برنامه ی آموزشی برای افراد در نظر ندارید. تمام وظایف و نقش ها توسط خودتان انجام شده و زمان کافی برای تهیه برنامه ی آموزشی و اجرایی در اختیار نداشته اید. بنابراین بایدهمزمان با انجام مرحله به مرحله ی کار، به دستیار مجازی آموزش دهید.
کاری که باید انجام دهید این است که از فرصت استفاده کنید و بدانید استثناً مولفه ای را در اختیار دارید که می تواند همزمان با آموزش دیدن، یک برنامه یا دستورالعمل را پایه ریزی کند. برای انجام این کار تمام اسنادی که دستیار مجازی در حال آموزش آنهاست را در یک فرمت مشترک داشته باشید، مانند فرمت Google doc. اگرچه این برنامه ی تهیه شده به کمی ویرایش نیاز خواهد داشت اما در هرحال شما زمان قابل توجهی را ذخیره کرده اید و در عین حال یک برنامه ی نوشته ی شده برای موقعیت شغلی مورد نظر در اختیار داریدو همانطور که با هم رشد می کنید، مطمئن شوید که او هرچه می آموزد را مستند می کند.
.
3.کنترل کردن را سریع تر از آنچه در نظر دارید، رها کنید
باید اذعان داشت ایجاد اعتماد و ارتباط موثر با کسی که تمام روز در اداره با او کار می کنید ساده نیست. اما کار کردن با دستیار مجازی به این شکل نیست. زمانیکه می خواهید کار با اهمیت و حتی بی اهمیتی را به دستیار مجازی واگذار کنید، مسائلی که باید کنترل بیشتری روی آنها داشته باشید ، نتیجه ی ارتباط از راه دور و نداشتن ارتباط مستقیم است.
در مراحل اول منطقی به نظر می رسد، بعد از اینکه توانستید حداقل چند ماه با موفقیت با هم کار کنید باید بقیه وظایف را هم به دیگران محول کنید. و زمان با ارزش خود را صرف مسائل مهمتر رو به رشد کنید . مطمئن شوید که کار را تحت نظارت درستی قرار داده اید، مانند زمانیکه کار را به پیمانکاران یا کارمندان می سپارید. اگر توانایی و عملکرد آنها بعد از کمی آموزش را ببینید احتمالا شگفت زده می شوید.
.
.
منبع: entrepreneur
