اگر شما بتوانید این 4 زمان تلف شده را مدیریت کرده و به خود برگردانید، از این که می توانید چه قدر بیشتر به کارهای تان برسید، شگفت زده خواهید شد. در این مقاله نحوه مدیریت زمان و افزایش بهره وری با جلوگیری از هدر رفتن این 4 زمان را برای شما توضیح می دهیم. با تکرا همراه باشید.
شما در طول روز مقدار مشخصی زمان برای به اتمام رساندن وظایف و کارهای خود دارید؛ اما اگر به آن چه انجام می دهید، توجه نکنید. این طور به نظر می رسد که زمان شما هرگز کافی نیست. زیرا وقتی زمان را مدیریت نکنید و آن را به کارهای بیهوده اختصاص دهید، از انجام کارهای مهم خود بازمانده و فکر می کنید که زمان شما کافی نبوده است؛ اما چنین نیست. ارتباط میان مدیریت زمان و افزایش بهره وری انکار نشدنی است.
گاهی اوقات روز به پایان می رسد و ما هیچ کاری انجام نمی دهیم و احساس بی فایده بودن می کنیم؛ اما شاید بگویید که دلیل این که کاری انجام نداده اید این است که زمان نداشتید. اما چرا؟ مگر روز زمان مشخصی ندارد، چرا شما زمان کافی برای انجام کارهای خود را نداشتید؟ پاسخ این است شما از زمان خود به طور ناکارآمد استفاده کرده اید. به عبارت دیگر، بهتر است روز خود را صرف انجام کارهای مهم و دست یابی به اهداف تان کنید و از موارد زیر دور بمانید تا زمان کافی داشته باشید.
مدیریت زمان و افزایش بهره وری با کنترل 4 زمان اتلاف شده
1- رسانه های اجتماعی
رسانه های اجتماعی می تواند بهره وری شما در کارتان را از بین ببرد، مگر این که شما مسئول اداره اکانت رسانه های اجتماعی شرکت تان باشید و برای این منظور زمان خود را در رسانه های اجتماعی بگذرانید. رسانه های اجتماعی برای آن که شما یک شبکه ایجاد کنید و با دوستان قدیمی ارتباط برقرار کنید و یا روند اخیر آنان را دنبال کنید، بسیار سودمند است؛ اما اگر شما هدفی نداشته باشید و فقط برای آن که برخی شایعات درباره مردم را بدانید، زمان خود را در این رسانه‌ها سپری کنید، زمان بسیار زیادی را تلف می کنید.
استفاده درست از رسانه های اجتماعی و دنبال کردن یک هدف خوب است؛ اما اگر فقط برای به روز بودن درباره شایعات پیرامون هنرمندان و افراد مشهور پیگیر این رسانه ها هستید، شک نکنید که زمان شما در حال هدر رفتن است. اگر می خواهید به حساب کاربری شخصی خود در رسانه های اجتماعی نگاه کنید، این کار را در هنگام استراحت (نوشیدن قهوه و صرف ناهار) یا در زمان رفت و آمد با وسایل نقلیه عمومی انجام دهید.
2- ملاقات ها
ملاقات های دقیقه نودی و یا ملاقات هایی که بدون برنامه خاصی انجام می دهید بخش زیادی از زمان شما را تلف می کنند و شما را از انجام کارهای مهم خود باز می دارد. درباره ملاقات هایی که در طول هفته در آنان حضور دارید فکر کنید. چه تعداد از آن ها واقعا ضروری بود؟ احتمالا تنها چند جلسه مهم و ضروری بوده است. بنابراین شما نیاز دارید که در برابر ملاقات ها و جلسات غیرضروری « نه» بگویید و تمرکزتان را بر روی وظایف واقعی و حیاتی بگذارید که لازم است به پایان برسانید. هم چنین شما بسیاری از مشکلات را تنها با یک تماس تلفنی سریع یا در یک چت گروهی حل کنید؛ شما نیازی ندارید برای هر مشکل یک جلسه داشته باشید.
3- ایمیل ها
وقتی پیام دریافت ایمیلها به طور پاپ آپ روی کامپیوتر شما ظاهر شود، این فوریت را ایجاد می کند که شما تعدادی از ایمیل های صندوق ورودی INBOX خود را به طور مداوم چک کنید. چک کردن مکرر ایمیل می تواند منجر به هدر رفتن زمان شما شود، با توجه به این که شما نیاز دارید مجددا بر روی وظایفی که در حال انجام آن بودید، تمرکز کنید. تنها در صورتی مجاز به چک کردن پی در پی ایمیل خود هستید که واقعا منتظر دریافت یک ایمیل مهم باشید. در این صورت با یک زمان بندی خاص ایمیل خود را بارها چک کنید: برای مثال هر صبح یا بعد از ناهار و یا بعدازظهرها.
پیام ها و پست های صوتی گوشی های هوشمند نیز درست مانند ایمیل ها زمان شما را می گیرد. برای چک کردن آن ها نیز برنامه مشخصی داشته باشید تا بتوانید به کارهای مهم تر خود برسید.
4- چند وظیفگی یا انجام چندین کار به طور همزمان
شاید برای شما جالب باشد ولی بله، چند وظیفگی یا انجام چندین کار به طور همزمان بهره وری شما را از بین می برد. اجازه دهید این وضعیت را با یک مثال نشان دهیم. اگر شما زمانی که مشغول کار خود هستید، به طور همزمان ایمیل های خود را نیز چک کنید، برای آن که هر دو کار را به طور کامل انجام دهید، زمان بیشتری از شما خواهد گرفت در مقایسه با زمانی که آن ها را یکی یکی انجام دهید. یعنی کار و وظیفه خود را تمام کرده و سپس به سراغ چک کردن ایمیل ها که اولویت کمتری دارد بروید. انجام همزمان دو کار بیشتر زمان تان را هدر خواهد داد. دلیل این امر آن است که زمانی که شما چندین وظیفه را با هم انجام می دهید، توجه شما میان آن کارها و وظایف تقسیم می شود و چون به هر کار توجه کمتری می شود، زمان بیشتری نیاز دارید تا آن را به اتمام برسانید. ابتدا بر روی یک وظیفه در یک زمان تمرکز کرده و وقتی آن را انجام دادید به سراغ یک کار بعدی بروید.
توجه
اگر هر کدام از این 4 مورد، زمان زیادی را در طول روز از شما می گیرد، کافیست یک بار سعی کنید تا از این موارد دور بمانید، آنگاه شگفت زده خواهید شد که تا چه اندازه زمان برای انجام کارها دارید. کافیست مصمم باشید و زمان خود را مدیریت کنید.
.
منبع: entrepreneur
