شاید بهتر باشد قبل از این که به بررسی مزایا و ارزش‌هایی که راه اندازی ویپ به سازمان ما می‌افزاید بپردازیم، معنای لغوی VOIP را مورد بررسی قرار دهیم و کمی بیشتر با این تکنولوژی بی‌نظیر آَشنا شویم.
کلمه‌ی VOIP در لغت مخفف عبارت Voice Over Internet Protocol یا راه اندازی سیستم تلفنی در بستر شبکه است. سال‌هاست که از آن بعد از ظهر سال ۱۸۷۵ میلادی یا ۱۲۵۴ شمسی که گراهام‌بل به همراه دوستش موفق به اختراع تلفن شد می‌گذرد، در این سال‌هایی که انسان موفق به قدم گذاشتن در سیارات دیگر و اختراع هزاران هزار ابزار و تکنولوژی قدرتمند شده است، سیستم تلفن نیز همواره رو به پیشرفت و توسعه بوده تا جایی که امروزه می‌تواند در هر لحظه و در هر مکان با هر نقطه‌ای از این دنیای وسیع ارتباط تلفنی برقرار کرد.
ساده‌ترین توضیحی که می‌توان برای معرفی سیستم بی‌نظیر VOIP یا تلفن تحت شبکه پیدا کرد این است که این تکنولوژی نوع پیشرفته‌ی تلفن‌های آنالوگ قدیمی است که علاوه‌بر برقراری ارتباطات تلفنی، هزینه‌های راه اندازی مرکز تلفنی را کاهش داده و ده‌ها یا شاید صد‌ها قابلیت بی‌نظیر را در اختیار کسب و کار‌ها یا شاید بهتر است بگوییم تک تک افراد جامعه قرار می‌دهد.
راه اندازی VOIP چه قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی را در اختیار ما قرار می‌دهد؟
همانطور که گفته شده ، راه اندازی VOIP قابلیت‌های بسیار زیادی را در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌های گوناگون قرار می‌دهد که در ادامه تنها به معرفی برخی از این ویژگی‌ها خواهیم پرداخت.
- ضبط مکالمات پیشرفته: یکی از ویژگی‌های کاربردی که مراکز تلفنی ویپ در اختیار شما قرار می‌دهد ضبط مکالمات پیشرفته است. شما به کمک این قابلیت می‌توانید تماس‌های مورد نظر خود را در حالت‌های گوناگون و به صورت کاملا انعطاف‌پذیر ضبط کنید.
- ساخت صف‌های پیشرفته: به کمک این قابلیت می‌توانید انواع صف‌های گوناگون با ویژگی‌های منحصر به فرد را روی مرکز تلفن خود ایجاد کنید تا مشتریان سازمان طبق سناریو‌های مورد نظر شما در صف‌های مختلف قرار گرفته و همزمان با شنیدن موزیک، منتظر اتصال به کارشناسان شرکت بمانند.
- دسترسی به داخلی از هر نقطه از جهان: یکی از قابلیت‌های بی‌نظیر مراکز تلفنی تحت شبکه، در دسترس بودن آن از هر نقطه از جهان است. به عنوان مثال در صورتی که درون سازمان شما چند کارمند وجود دارند که مدام در حال تغییر موقعیت هستند، می‌توانید تلفن داخلی آن‌ها را از طریق موبایل یا تلفن‌های سخت‌افزاری در هر نقطه از جهان در دسترس آن‌ها قرار دهید طبیعتا این امر باعث کاهش چشم‌گیر هزینه‌های تلفنی شرکت خواهد شد.
- استفاده از ماژول‌های توسعه: با راه اندازی ویپ و استفاده از ماژول‌های توسعه سیستم تلفنی تحت شبکه می‌توانید به یک مرکز تلفنی بی‌نظیر دست پیدا کنید. برخی از این راهکار‌های توسعه مرکز تلفنی VOIP عبارت است از:
- ماژول نظرسنجی: به کمک این راهکار می‌توانید مشتریان خود را بعد از پایان مکالمه به یک سیستم نظرسنجی هدایت کنید تا از میزان رضایت آن‌ها از نحوه پاسخگویی کارشناسان سازمانتان مطلع شوید.
- ماژول تماس خودکار: به کمک این ماژول می‌توانید سیستمی راه اندازی کنید تا مرکز تلفنی شما به صورت خودکار با کاربران مورد نظر شما تماس گرفته و یک پیام صوتی برای آن‌ها پخش کند و یا آن‌ها را به سیستم نظرسنجی متصل کند.
- ماژول پاپ آپ تماس تلفنی: به کمک این نرم‌افزار می‌توانید با اتصال مرکز تلفن ویپ به CRM سازمانتان، اطلاعات فرد تماس‌گیرنده را به صورت یک پاپ آپ در صفحه مانیتور خود مشاهده کنید.
- ماژول دفترچه تلفن هوشمند: به کمک این ماژول می‌توانید یک دفترچه تلفن هوشمند تحت وب با قابلیت تماس بدون شماره گیری برای سازمان خود راه اندازی کنید. کافیست روی نام فرد مورد نظر کلیک کنید تا علاوه بر مشاهده اطلاعات فرد در پنل تحت وب، با وی نیز تماس بگیرید.
- و ….
راه اندازی VOIP چگونه باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود؟
همانطور که در ابتدای مقاله گفته شد، مرکز تلفنی ویپ روی بستر شبکه سرویس‌دهی می‌کند، بنابراین برای راه اندازی VOIP نیازی به کابل‌کشی مجدد و بسترسازی جداگانه برای سازمان نیست چرا که به کمک بستر شبکه سازمان (که در اکثر شرکت‌ها وجود دارد) می‌توان سیستم ویپ را پیاده سازی نمود و این امر اولین نکته در کاهش هزینه‌های تلفنی به کمک راه اندازی ویپ است.
دومین مسئله‌ای که باعث کاهش هزینه راه اندازی می‌شود این است که زمانی که از مرکز تلفنی ویپ استفاده می‌کنید، برای کاهش هزینه‌های راه اندازی سیستم تلفنی شرکت می‌توانید از Soft Phone ها یا تلفن‌های نرم‌افزاری استفاده کنید تا هزینه تهیه تلفن کاربران را به میزان چشمگیری کاهش دهید. بدیهی است که پس از پیاده سازی VOIP امکان ارائه تلفن سخت‌افزاری به هر یک از کاربران امکانپذیر است.
سومین نکته‌ای که باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود برقراری ارتباط از طریق یک مرکز تلفن خصوصی و درون سازمانی است. هنگامی که از سیستم ویپ استفاده می‌کنید دیگر نیازی نیست که برای برقراری تماس با دیگر همکاران درون شرکت و یا حتی دیگر همکارانی که درون شعبات دیگر سازمان کار می‌کنند از خطوط مخابرات استفاده کنید و این امر هزینه‌های تلفنی سازمان را به طور چشمگیری کاهش می‌دهد.
پیاده سازی ویپ چه تاثیری در کسب و کار ما دارد؟
حال که با مفهوم ویپ آشنا شدیم و ارزش‌ها و ویژگی‌های آن را مورد بررسی قرار دادیم، اولین سوالی که برای ما پیش می‌آید این است که به راستی راه اندازی ویپ چه تاثیری در کسب و کار ما دارد و این سیستم چگونه می‌تواند باعث افزایش بهره‌وری سازمان ما شود. برای پاسخ به این سوال در مرحله‌ی اول باید به مطالبی که تا این قسمت از مقاله مطرح کردیم از دید مشتری سازمان نگاه کنیم. آقا یا خانم X از طریق تبلیغات، جست و جو در گوگل، اینستاگرام، بازاریابی تلفنی و… با یک شرکت آشنا شده است و برای دریافت مشاوره و یا خرید محصولات می‌خواهد با آن شرکت تماس بگیرد یعنی پس از هزینه‌های بسیار زیادی که برای تبلیغات و معرفی برند خود کرده‌ایم می‌خواهیم برای اولین بار پاسخگوی یکی از کسانی باشیم که به محصول و یا خدمات ما احتیاج دارد. حال از نظر شما کدام یک از این دو حالت برای آشنایی اولیه با یک مشتری مناسب‌تر است؟
- آقا یا خانم X با شرکت تماس می‌گیرد و اپراتور شرکت تماس را پاسخ داده و وی را به کارشناس مربوطه متصل می‌کند. در قدم بعدی هم اگر خط داخلی کارشناس مربوطه اشغال نباشد و وی درون شرکت حضور داشته باشد تماس تلفنی با داخلی کارشناس برقرار شده و هر دو پس از پایان مکالمه تلفن را قطع می‌کنند.
- آقا یا خانم X با شرکت تماس می‌گیرد و پس از شنیدن پیام تلفن گویا درون صف انتظار قرار می‌گیرد، اولین کارشناس به وی پاسخ داده و اطلاعات او را برای سرویس‌دهی بهتر در سیستم CRM ثبت می‌کند تا در تماس‌های بعدی بلا‌فاصله پس از تماس تمامی اطلاعات مشتری روی صفحه مانیتور وی نمایش داده شود. در آخر نیز پس از پایان مکالمه از مشتری خواسته می‌شود که جهت بهبود کیفیت سرویس‌دهی به نحوه پاسخگویی کارشناس رای دهد.
طبیعتا در دنیای کسب و کار‌های رقابتی امروز که کیفیت سرویس‌دهی اولین رکن جذب مشتری است، همه‌ی ما چه به عنوان مشتری و چه به عنوان صاحب کسب و کار مورد دوم را ترجیح می‌دهیم. بنابراین می‌توان گفت سرویس‌دهی تلفنی با کیفیت، اولین موضوعی است که باعث افزایش بهره‌وری و بالا بردن میزان رضایت مشتریان به کمک راه اندازی VOIP می‌شود.
مورد دیگری که باعث افزایش بهره‌وری شرکت می‌شود نظارت بر نوع سرویس‌دهی کارشناسان است. طبیعتا زمانی که مدیران و سرپرستان هر بخش نظارت دقیق بر میزان رضایت مشتریان از نحوه پاسخگویی شرکت داشته باشند و به کمک سرویس‌های مانیتورینگ نحوه عملکرد کاربران را بررسی کنند بهره‌وری سازمان و کیفیت سرویس‌دهی شرکت افزایش می‌یابد.
اولین قدم برای پیاده سازی VOIP چیست؟
در قدم اول باید با یک شرکت معتبر برای دریافت مشاوره و کسب اطلاعات بیشتر در مورد تجهیزات و هزینه‌های راه اندازی ویپ تماس بگیرید و اطلاعات سازمان خود و مشتریانتان را در اختیار آن‌ها قرار دهید، مثلا من یک آژانس هواپیمایی دارم که حدود ۲۰ کاربر در آن به تلفن داخلی احتیاج دارند. به طور میانگین در هر لحظه ۵ تماس همزمان دارم که می‌خواهم همه‌ی آن‌ها به طور کامل ضبط شوند. خطوط تلفنی که برای دفتر خود انتخاب کرده‌ام نیز ۴ خط تلفن معمولی و یک SIP Trunk پنج رقمی است. پس از ارائه اطلاعات به کارشناسان شرکت آن‌ها تجهیزات مورد نیاز سازمان شما و میزان هزینه‌ی لازم برای پیاده سازی ویپ را به شما اعلام می‌کنند.
در قدم دوم باید پس از بررسی هزینه‌ها و تحقیق در مورد تجهیزات معرفی شده، شرکت مورد نظر خود را انتخاب کرده و فرایند راه اندازی تلفن تحت شبکه را آغاز نمایید.
به یا داشته باشید که در انتخاب شرکت باید به چند نکته کلیدی توجه کنید:
- رزومه کاری شرکت
- کیفیت پاسخ‌دهی و توانایی در رفع نیاز‌های شما
- معرفی تجهیزات با قیمت‌های مختلف و معرفی مزایا و معایب هرکدام (دادن حق انتخاب به مشتری)
- تضمین کیفیت خدمات
- پشتیبانی و خدمات پس از فروش
فیجیکا و خدمات VOIP
فیجیکا یک شرکت فناوری اطلاعات و ارتباطات است که به صورت تخصصی در زمینه ارائه خدمات VOIP و راه اندازی مراکز تلفنی تحت شبکه فعالیت می‌کند. ما بر این باوریم که با ارائه خدمات با کیفیت و قیمت مناسب می‌توانیم همه‌ی کسب و کار‌های کوچک تا بزرگ را از مزایا و ویژگی‌های این سیستم تلفنی بی‌نظیر بهره‌مند سازیم. رزومه کاری، ضمانت کیفیت خدمات، خدمات پس از فروش، قیمت مناسب، پشتیبانی و پاسخگویی سریع برای رفع مشکلات و ابهامات مشتریان از جمله مسائلی هستند که برای جلب رضایت و اعتمادسازی مشتریان به آن ها متعهد خواهیم بود.
خدماتی که فیجیکا در زمینه سیستم‌های تلفنی تحت شبکه یا VOIP ارائه می‌کند عبارت است از:
- بسترسازی سازمان و راه اندازی مرکز تلفنی VOIP
- ارائه انواع مختلف تجهیزات و ادوات مورد نیاز برای پیاده سازی VOIP
- ارائه انواع ماژول‌های توسعه و هوشمند سازی مراکز تلفنی مانند :
- ماژول تماس‌گیر خودکار و ارسال پیامک صوتی
- ماژول نظرسنجی دفترچه تلفن هوشمند تحت وب
- پاپ آپ تماس تلفنی
- ماژول اعمال محدودیت‌ها و سیاست‌ها
- و …
- پشتیبانی سیستم تلفنی ادارات و سازمان‌ها
- آموزش راه اندازی و نگهداری از سیستم ویپ به صورت ویدیویی و دوره‌های حضوری
در صورتی که برای راه اندازی و پیاده سازی سیستم ویپ سازمانتان به مشاوره و راهنمایی احتیاج دارید، با کارشناسان فیجیکا تماس حاصل فرمایید.
آدرس وبسایت : Figika.com
تلفن تماس : 021-91004313
پایان رپورتاژ آگهی
