پیش از گسترش فناوری‌های نوین در دنیای امروز، داشتن یک مرکز تماس مجهز با کارکنان ۲۴ ساعته، یکی از دغدغه‌های بزرگ کسب و کارها به شمار می‌آمد. بسیاری از استارتاپ‌ها مجبور بودند بخش زیادی از بودجه و فضای فیزیکی خود را به ساخت مرکزی برای ارتباط تلفنی با مشتریان خود اختصاص دهند. کال سنتر ابری یا همان مرکز تماس ابری، امکانی جدید برای کسب و کارهایی است که نیاز دارند به طور مداوم با مشتریان خود در ارتباط باشند. این تکنولوژی، به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند بدون نیاز به فضای فیزیکی و هزینه‌های سرسام‌آور، مرکز تلفن اختصاصی خود را داشته باشند. اگر حس می‌کنید کسب و کار شما هم به چنین ابزاری نیاز دارد، تا پایان با این مطلب همراه باشید.
کال سنتر ابری چیست؟
کال سنتر یا مرکز تماس به مکانی فیزیکی اشاره دارد که در آن، تجهیزات و نیروهای انسانی زیادی برای پاسخ به تماس‌های مشتریان اختصاص داده شده است. این نوع فضاها، اغلب مختص کسب و کارهای بزرگ و پردرآمد است؛ زیرا هزینه‌های سنگینی در بر دارد و کسب‌وکارهای نوپا برای استفاده از آن، باید قید بخش قابل توجهی از درآمد خود را بزنند. امروزه برای جبران کاستی‌های این نوع مرکز تماس‌ها، مرکز تماس ابری (CCaaS) به وجود آمده است.
در دنیای امروز دیگر کمتر شرکتی را پیدا می‌کنید که با وجود چنین قابلیت‌هایی، حاضر باشد هزینه‌های هنگفت مرکز تماس‌های قدیمی را به دوش بکشد. فرقی نمی‌کند کسب و کار شما چقدر بزرگ باشد؛ اگر می‌خواهید بدون هدر رفت مکان و هزینه، استخدام بیش از حد نیرو و نگرانی بابت تجهیزات و نگهداری آن‌ها یک مرکز تماس عالی داشته باشید، کال سنتر ابری بهترین انتخاب برای شماست.
مهم‌ترین کاربردهای کال سنتر ابری
شاید تصور کنید که کاربردهای مرکز تماس ابری درست مانند کال سنترهای سنتی است؛ اما این نوع مرکز تماس می‌تواند کاربردهایی بسیار فراتر از ارتباط با مشتریان داشته باشد. از جمله:
- خدمات مشتریان: نخستین کاربرد کال سنتر ابری، این است که می‌توانید بدون نیاز به فضای فیزیکی و نیروی انسانی زیاد، به سوالات مشتریان پاسخ دهید.
- فروش و بازاریابی: از مرکز تلفن ابری می‌توان برای خدمات پس از فروش، بازاریابی، ارائه اطلاعات محصول و فروش محصول استفاده کرد.
- کسب و کارهای آنلاین: امروزه کسب و کارهای زیادی وجود دارند که بدون هیچ فضای فیزیکی مشغول فعالیت هستند. کال سنتر ابری برای این نوع کسب و کارها و همچنین شرکت‌هایی که برخی کارکنان آن دورکار هستند بسیار مناسب است.
- تماس‌های داخلی: از مرکز تماس ابری می‌توان برای ارتباط داخلی بخش‌های مختلف شرکت‌ها و سازمان‌ها با یکدیگر نیز بهره برد.
- پلتفرم‌های رزرو و ثبت‌نام: سیستم‌های مدارس، دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی که خدمات ثابت مانند ثبت‌نام ارائه می‌دهند یا سیستم‌هایی همچون هتل‌ها، آژانس‌های مسافرتی و بیمارستان‌ها که نیاز به رزرو و نوبت قبلی دارند می‌توانند از مرکز تماس ابری بهره ببرند.
- ارگان‌های دولتی: سیستم‌های دولتی مانند اداره آب، برق، گاز حتی مراکزی همچون آتش‌نشانی و مرکز پلیس، برای پاسخگویی به تماس عموم می‌توانند از کال سنتر ابری استفاده کنند.
چرا باید از کال سنتر ابری استفاده کنیم؟
مزایای کال سنتر ابری نسبت به مراکز تلفن سنتی آنقدر زیاد است که هر کسب و کاری، حداقل یک انگیزه برای استفاده از آن خواهد داشت. از جمله قابلیت‌های مهم این نوع مرکز تماس، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- به فضای فیزیکی محدود نیستند و نیازی به اجاره یا خرید مکان ندارند.
- برای نصب و راه‌اندازی تجهیزات، نیازی به نیروهای متخصص ندارند.
- مدت زمان راه‌اندازی آن‌ها پس از پرداخت هزینه اشتراک، کمتر از ۱۰ دقیقه است.
- امنیت اطلاعات بالایی دارند و نیازی به حضور افراد متخصص برای حفظ امنیت نیست.
- تجزیه و تحلیل اطلاعاتی همچون مدت تماس، میزان رضایت کاربران، زمان انتظار و موارد مشابه بسیار آسان‌تر از سیستم‌های قدیمی است.
- انعطاف بالایی دارد و نیازی به حضور ۲۴ ساعته کارمندان در محل شرکت نیست.
- به راحتی با هر اینترنتی از هر جای کشور امکان استفاده از آن وجود دارد.
- استفاده از سرشماره‌های متنوع برای مرکز تماس ابری امکان‌پذیر است.
- و در نهایت، هزینه بسیار کمتری نسبت به مرکز تماس‌های قدیمی خواهد داشت!
نحوه راه‌اندازی و استفاده از کال سنتر ابری
تا اینجا متوجه شدیم که کال سنتر ابری چیست و چه مزایایی برای کسب و کارهای بزرگ و کوچک دارد؛ اما آیا استفاده از این نوع مرکز تماس، همانقدر که به نظر می‌رسد ساده و بی‌دردسر است؟ پاسخ این سوال را با مشاهده فرایند راه‌اندازی و استفاده از کال سنتر ابری خواهید گرفت! پروسه راه‌اندازی و استفاده از این نوع مرکز تماس به صورت زیر است:
۱- برآورد اهداف و هزینه‌ها: پیش از اینکه وارد فرایند راه‌اندازی و استفاده از مرکز تماس شوید، بهتر است نیازهای کسب و کار خود و همچنین مقدار بودجه‌ای را که قرار است به این کار اختصاص دهید مشخص کنید.
۲- انتخاب سرویس مرکز تماس ابری: مراکز زیادی وجود دارند که در زمینه ارائه خدمات کال سنتر ابری فعالیت می‌کنند. برای اطلاع از انواع سیستم‌های مرکز تماس، می‌توانید از مشاوران نواتل کمک بگیرید.
۳- خرید سرویس مورد نظر: پس از اینکه ارائه دهنده خدمات خود را انتخاب کردید و سرویس مناسب کسب و کار خود را یافتید، می‌توانید سرویس را خریداری کنید.
۴- راه‌اندازی سریع: پس از خرید سرویس، بدون نیاز به خرید تجهیزات و یا نصب دستگاه‌های خاص، مرکز تماس ابری شما در کمتر از چند دقیقه راه‌اندازی خواهد شد.
۵- استفاده بر بستر اینترنت: تماس‌های کال سنتر ابری بدون نیاز به کابل‌کشی و دستگاه‌های مختلف، بر بستر اینترنت قابل استفاده هستند. این خدمات با ابزارهایی همچون گوشی هوشمند، لپتاپ و کامپیوتر و حتی تلفن‌های سنتی قابل دسترسی خواهد بود.
سخن پایانی
با استفاده از مرکز تماس ابری، دیگر نیازی نیست بابت هزینه‌های مکان، تجهیزات و نیروی انسانی نگران باشید. این خدمات بدون صرف زمان و هزینه‌های سنگین، به راحتی برای هر کسب و کاری قابل استفاده هستند. کافی است در انتخاب ارائه دهنده سرویس دقت کنید تا با خیالی آسوده، تماس‌هایی امن و باکیفیت داشته باشید.
/
پایان رپورتاژ
