بهترین روش ارائه با پاورپوینت ؛ چگونه یک کنفرانس خوب با پاورپوینت داشته باشیم؟

برای انجام یک ارائه می‌توانیم از پاپورپوینت استفاده کنیم اما اگر که روش طراحی آن را بلد باشیم. در این مطلب بهترین روش ارائه با پاورپوینت را شرح داده‌ایم.

اسلاید روال ساخت راحتی دارد، به راحتی قابل بروزرسانی است و به ما کمک می‌کند تا مفاهیم تصویری مورد نظرمان را خیلی راحت در یک ارائه نشان دهیم. با این حال این ابزار می‌تواند برای ارائه کنندگان حرفه‌ای هم چالش برانگیز باشد. بهترین روش ارائه با پاورپوینت این است که کاری کنیم که اسلاید ما یک ابزار کمکی باشد و نه یک وسیله گیج کننده. در این نوشتار بهترین روش ارائه با پاورپوینت را آموزش داده‌ایم. با تکراتو همراه باشید.

توضیحاتی مهم برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت

• از ویژگی اسلاید مستر (slide master) برای ساختن یک قالب طراحی منظم و پایدار استفاده کنید. برای این که به بهترین روش ارائه با پاورپوینت دست پیدا کنید می‌توانید از ترکیبات محتوایی مختلفی استفاده کنید، ولی باید در اسلایدهای خود فونت، رنگ و پس زمینه‌های یکسانی داشته باشید.
• تعداد لغات موجود در هر اسلاید را تا جای ممکن کم کنید و حدالامکان از لغات ساده استفاده نمایید. از عبارت‌های کلیدی استفاده کنید و تنها اطلاعات مهم را ارائه کنید.
• نقطه گذاری‌ها را محدود کنید و از حروف بزرگ در همه جای اسلاید خود استفاده نکنید. وجود فضای خالی در اسلاید خواندن محتوای اسلاید را راحت می‌کند.
• دقت کنید که رنگ متن و پس زمینه اسلاید متضاد یکدیگر باشند. بهترین روش ارائه با پاورپوینت در این زمینه استفاده از متن روشن بر روی پس زمینه تیره است. پس زمینه‌های الگودار میزان خوانایی اسلاید و محتوای آن را کاهش می‌دهند.
• از افکت‌ها و انتقال‌های پرزرق و برق مانند پرواز متن و اسلاید استفاده نکنید. این ویژگی‌ها شاید در نگاه اول زیبا به نظر برسند، ولی خیلی زود گیج کننده و قدیمی می‌شوند.
• استفاده بیش از حد از افکت‌های خاص مانند انیمیشن و صدا ارائه شما را مسخره می‌کند و روی اعتبار شما تاثیر منفی می‌گذارد.
• از تصاویر باکیفیت استفاده کنید تا محتوای پیامتان تقویت شود. اطمینان یابید که تصاویر کپی شده در اسلاید روی یک صفحه بزرگ هم کیفیت خوبی دارند و تاثیر و رزولوشن خود را حفظ می‌کنند.
• اگر می‌خواهید در اسلایدهای خود از افکت خطوط متنی استفاده کنید که با کلیک کردن ظاهر می‌شوند، به نحوی این بیلدها را بسازید که منظم و ساده باشند. برای داشتن بهترین روش ارائه با پاورپوینت و استفاده از این بیلدها بهتر است که آن‌ها را در بالا یا سمت چپ اسلایدهای خود قرار دهید. بیلدها سرعت ارائه شما را کم می‌کنند، به همین دلیل باید تنها در زمان‌های ضروری از آن‌ها استفاده کنید.
• تعداد اسلایدهای خود را تا جای ممکن کم کنید. ارائه کنندگانی که مدام اسلاید عوض می‌کنند، مخاطبان خود را از دست می‌دهند. یک قانون کلی برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت این است که در هر دقیقه یک اسلاید عوض کنید.
• ارائه خود را به صورت غیرخطی هدایت کنید. پاورپوینت این امکان را به شما می‌دهد که بدون برگه زدن اسلایدها به قبل و بعد محتوای خود دسترسی داشته باشید.
• بدانید که باید چگونه اسلایدهای ارائه خود را جلو و عقب ببرید و در این زمینه تمرین کنید. مخاطبانتان اغلب از شما می‌خواهند که اسلاید(های) قبل را با آن‌ها نشان دهید.
• در صورت امکان قبل از انجام ارائه خود اسلایدهایتان را روی پرده یا ابزاری که از طریق آن ارائه خود را نمایش می‌دهید، مشاهده کنید. اطمینان یابید که افرادی که روی آخرین ردیف صندلی‌های اتاق کنفرانس می‌نشینند هم می‌توانند اسلایدهای شما را به راحتی بخوانند. برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت باید متن و تصاویر گرافیکی شما به اندازه کافی بزرگ باشند که مخاطبانتان بتوانند آن‌ها را بخوانند، و در عین حال تند و بلند به نظر نرسند.
• یک نقشه پشتیبانی داشته باشید تا در مواقع بروز مشکلات فنی بتوانید از آن استفاده کنید. یادتان باشد که اسلایدهای دیواری و نوت‌ها نمی‌توانند افکت‌های خاص و انیمیشن‌ها را نمایش دهند.
• با شخصی تمرین کنید که ارائه شما را ندیده باشد و از او بخواهید که صادقانه درباره رنگ، محتوا، تصاویر و فایل‌های گرافیکی موجود در اسلایدهایتان نظر دهد.
• از روی اسلایدها روخوانی نکنید. محتوای اسلایدها برای مخاطبان هستند و نه شخص ارائه کننده.
• با اسلایدهای خود صحبت نکنید. بسیاری از ارائه کنندگان به جای صحبت کردن با مخاطبانشان و ایستادن روبروی آن‌ها با اسلایدهای خود صحبت می‌کنند.
• برای هیچ موردی در ارائه خود عذرخواهی نکنید. اگر فکر می‌کنید خواندن یا درک چیزی سخت است، از آن استفاده نکنید.
• تا جای ممکن ارائه خود را از روی یک هارد به جای فلاپی دیسک اجرا کنید. استفاده از فلاپی دیسک سرعت ارائه شما را کاهش می‌دهد.

بدترین خطاهای ممکن در انجام یک ارائه پاورپوینتی

اسلایدهای پاورپوینتی در بیشتر ارائه‌های کاری به عنوان ابزار برتر مورد استفاده قرار می‌گیرند. برای این که به بهترین روش ارائه با پاورپوینت دست پیدا کنید، هرگز نباید خطاهای زیر را مرتکب شوید.

• افکت انتقال اسلاید و افکت‌های صوتی: این افکت‌ها می‌توانند به مرکز توجه تبدیل شوند و ذهن مخاطبانتان را از محتوای اصلی ارائه شما منحرف کنند. استفاده از این افکت‌ها همچنین باعث می‌شود که سرعت ارائه شما کاهش یابد. افکت‌های صوتی و بصری به ندرت محتوای پیام شما و نحوه انتقال آن را بهبود می‌بخشند، بنابراین توصیه می‌شود که اصلا از این افکت‌ها استفاده نکنید.
• کلیپ آرت: این ابزار باعث می‌شود که عنصر خلاقیت از اسلایدهای شما محو شود. ابتدا اطمینان یابید که برای افزایش کیفیت پیامتان و روش انتقال آن به تصویر نیاز دارید. اگر به تصویر نیاز داشتید، از عکس‌های اسکن شده خودتان یا فایل‌های گرافیکی دارای کیفیت بهتر استفاده کنید (شرکت‌هایی مانند PhotoDisc و Hemera’s Photo Objects این فایل‌های گرافیکی را در اختیارتان می‌گذارند). عکس‌های اسکرین شات در هنگام دادن اطلاعات درباره یک وبسایت یا برنامه رایانه‌ای ارائه شما را واقعیتر می‌کنند. اسنگ ایت (Snagit) و اسنپز پرو (Snapz Pro) برای گرفتن تصویر صفحه به ترتیب در پلت فرم‌های ویندوز و مکینتاش محبوبترین ابزارهای موجود هستند.
• قالب‌های ارائه: قالب‌ها (Templates) شما را مجبور می‌کنند که ایده‌های خودتان را در الگوی از پیش ساخته شده شخص دیگی بگنجانید. این افکت‌ها عمدتا پس زمینه‌های گیج کننده و ترکیب رنگ‌های ناهماهنگی دارند. اسلایدتان را خودتان بسازید یا لوگوی شرکتتان را روی یک اسلاید ساده قرار دهید.
• اسلایدهای پرمتن: اسلایدهای منعکس شده ابزارهای خوبی برای نشان دادن تصویر گرافیکی یک ایده یا ارائه یک نمای کلی هستند، اما خوانایی خوبی ندارند و برای ارائه جزئیات مناسب نیستند. برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت نباید در اسلایدهای خود از پاراگراف، نقل قول یا جملات کامل استفاده کنید. در هر اسلاید حداکثر پنج خط بنویسید و برای انتقال پیامتان از عبارت یا کلمه استفاده کنید تا مخاطبانتان راحتتر بتواند پیام شما را هضم و نکات کلیدی آن را دریافت کند. از اسلایدها به عنوان یادداشت‌های گوینده یا صرفا ابزار منعکس کننده طرح کلی ارائه خود استفاده نکنید.
• محتویات شخصی: ارائه کنندگان معمولا یک عکس را از مجموعه عکس‌های خودشان پرینت می‌کنند و در اسلایدهایشان قرار می‌دهند، به همین دلیل کیفیت عکسی که قرار است نمایش داده شود اغلب کمتر از حد مطلوب است. محتویات بصری پرینت شده معمولا برای مشاهده از فاصله 20 تا 30 سانتیمتری خوب هستند و برای مشاهده از فاصله چند متری کارایی ندارند. عکس‌های شخصی عمدتا بسیار کوچک هستند و لغات و جزئیات زیادی دارند، به همین دلیل برای انجام یک ارائه پاورپوینتی تصویری مناسب نیستند. این نکته درباره اندازه فونت متن هم صادق است. فونت 12 زمانی مناسب است که شخص بخواهد مطلب را از جلو خودش روی کاغذ یا نمایشگر بخواند. در یک اسلاید کنفرانسی حداقل باید از فونت 40 استفاده کنید. مخاطبانتان را در نظر داشته باشید و به جای خودتان آن‌ها را در نظر بگیرید. اطمینان یابید که همه عناصر موجود در اسلایدها به اندازه کافی بزرگ هستند که به راحتی دیده شوند. پارامتر “اندازه” واقعا در رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت مهم است.
• خواندن: یک ارائه شفاهی باید روی گفتن و شنیدن متمرکز باشد، نه این که سخنگو یا مخاطب متنی را بخواند. ویژگی‌های زبان گفتاری تفاوت زیادی با ویژگی‌های زبان نوشتاری دارند. زبان گفتاری نسبت به زبان نوشتاری کوتاهتر، غیررسمیتر و مستقیمتر است. خواندن از روی یک متن ارائه را خراب می‌کند. شما باید کاری کنید که مخاطبانتان نخواهند از روی یادداشت‌هایی که به آن‌ها داده‌اید، بخوانند. یکی از اهداف یک ارائه کننده باید جلب و حفظ توجه مخاطبانش باشد. اگر قبل از شروع ارائه خود مواد مکمل را بین مخاطبانتان توزیع کنید، آن‌ها به جای گوش دادن به شما شروع به خواندن یادداشت‌ها می‌کنند. برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت باید همیشه در مخاطبانتان حس تعلیق و نیاز ایجاد کنید تا بتوانید توجه آن‌ها را روی خودتان متمرکز نمایید. اگر مخاطب بتواند هرآنچه که شما می‌گویید بخواند، این عامل را از دست می دهید.
• تکیه به فناوری: شما هرگز نمی‌دانید که یک ابزار چه زمانی خراب می‌شود یا رابط‌های کاربری شما را مجبور می‌کنند که ارائه خود را با رایانه دیگری انجام دهید یا خیر. با کپی کردن فایل ارائه خود روی یک سی دی یا فلش مموری برای بروز مشکلات آماده باشید. این نقشه پشتیبانی به شما کمک می‌کند که تغییرات مربوط به لحظات آخر را انجام دهید. همچنین خوب است که چند اسلاید رنگی دیواری از نکات مهم ارائه خود تهیه کنید. بدترین حالت ممکن این است که هیچ یک از فناوری‌های موجود کار نکنند و هیچ اطلاعات دیداری برای ارائه کردن نداشته باشید. اگر به جای این که به تکنولوژی تکیه کنید به پیام خود تکیه کنید، در چنین شرایطی هم می‌توانید یک ارائه عالی داشته باشید. همیشه خودتان را با ارائه آشنا کنید، آن را تمرین کنید و این آمادگی را داشته باشید که بدون کمک فناوری موجود توجه مخاطبانتان را جلب کنید. این توانایی یک هنر تقریبا فراموش شده است.

نکاتی برای رسیدن به بهترین روش ارائه با پاورپوینت

فونت

• از یک فونت بدون لبه و زاویه مانند Arial یا Helvetica استفاده کنید. از فونت‌های لبه و زاویه دار مانند Times New Roman و Palatino استفاده نکنید زیرا خواندن مطالب نوشته شده با این فونت‌ها گاهی اوقات سخت است.
• از اندازه فونت زیر 24 استفاده نکنید.
• همه سرتیترهای خود را با فونت یکسانی بنویسید.
• برای نوشتن سرتیتر اسلاید از یک اندازه فونت و برای نوشتن محتوای اسلاید از اندازه فونت دیگری استفاده کنید.
• اندازه فونت تیترهای فرعی و مطالب زیر تصاویر و جداول باید با اندازه فونت متن و سرتیتر اسلاید متفاوت باشد. تیترهای فرعی و مطالب زیر تصاویر و جداول باید با فونت برجسته نوشته شوند.
• اندازه فونت شماره صفحه هم باید با اندازه فونت سه مورد فوق فرق کند.
• در یک فایل ارائه از بیش از چهار فونت استفاده نکنید.
• هر صفحه را به وضوح با برچسب مشخص کنید. عنوان را با اندازه فونت 35 تا 45 یا یک رنگ دیگر تایپ کنید.
• برای نشان دادن اهمیت یک موضوع یا مطلب از فونت بزرگتر استفاده کنید.
• برای اعمال تاثیر مورد نظرتان از رنگ، اندازه یا حالت تایپ متفاوتی استفاده کنید.
• از فونت‌های ایتالیک استفاده نکنید زیرا خواندن مطالب نوشته شده با آن‌ها سخت است.
• از جملات بلند استفاده نکنید.
• از سرنام‌ها یا مخفف‌ها استفاده نکنید.
• نقطه گذاری‌ها را محدود کنید.
• در هر اسلاید بیشتر از پنج خط و در هر خط بیشتر از 6 تا 8 کلمه ننویسید.
• در هنگام استفاده از بولت پوینت از قانون 6 در 6 استفاده کنید، به این نحو که در هر اسلاید فقط شش خط و در هر خط فقط شش کلمه بنویسید.
• از متن تیره روی پس زمینه روشن یا متن روشن روی پس زمینه تیره استفاده کنید. البته بد نیست بدانید که پس زمینه‌های تیره گاهی اوقات خواندن مطالب را برای بعضی از مخاطبان سخت می‌کنند.
• فقط عنوان‌ها را با حروف بزرگ بنویسید.
• عناصر تکرار شونده مانند شماره صفحه را در یک مکان ثابت قرار دهید.
• برای تست کردن خوب بودن اندازه فونت در فاصله 180 سانتیمتری از نمایشگر بایستید و ببینید که آیا می‌توانید مطالب موجود در اسلاید را به راحتی بخوانید یا خیر.

طراحی و تصاویر گرافیکی

• از قالب‌های استاندارد پاورپوینت استفاده نکنید.
• مکان، رنگ‌ها و حالت‌ها را استاندارد و یکسان کنید.
• فقط اطلاعات ضروری را در اسلاید قید کنید.
• محتوای قید شده در اسلاید باید خودش را بیان کند.
• از رنگ‌هایی استفاده کنید که متضاد و مکمل یکدیگرند.
• زیاد بودن اسلایدها باعث می‌شود که مخاطبانتان خسته شوند و آن‌ها را از دست بدهید.
• در همه اسلایدها از پس زمینه یکسان و واضحی استفاده کنید.
• تعداد افکت‌های انتقال دهنده را کم کنید. بهتر است که فقط از یک افکت انتقال دهنده استفاده کنید تا مخاطب بداند که انتظار چه چیزی را دارد.
• بولت‌ها را با اندازه فونت یکسانی درج کنید.
• در اسناد چند صفحه‌ای از عناصر گرافیکی یکسانی در بالای همه صفحات استفاده کنید.
• به جای استفاده از چند تصویر کوچک از یک یا دو تصویر بزرگ استفاده کنید.
• اندازه همه تصاویر را یکسان کنید.
• از یک نوع حاشیه استفاده کنید.
• تصاویر را به طور عمودی و افقی مرتب کنید.
• در هنگام استفاده از چارت یا تصاویر گرافیکی به اندازه‌ای از متن استفاده کنید که چارت و تصاویر برچسب گذاری و توضیح داده شوند.
• از یک طراحی ساده در اسلایدهای خود استفاده کنید. در اطراف متن و تصاویر گرافیکی فضای خالی قرار دهید.
• اگر مجبور به استفاده از کلیپ آرت هستید، از کلیپ آرت‌های باکیفیت استفاده کنید. تصویر گرافیکی باید مرتبط باشد و موضوع اسلاید را واضحتر کند.
• در همه فایل ارائه خود از یک نوع تصویر گرافیکی استفاده کنید.
• تعداد تصاویر گرافیکی موجود در هر اسلاید را محدود کنید.
• تکرار یک تصویر پیام آن را برجسته می‌کند، ولی باید به طور متعادل از یک عکس استفاده کنید.
• عکس‌های تکی را روی پس زمینه‌های دارای رنگ متضادشان قرار دهید تا برجسته جلوه کنند.
• قبل از انجام ارائه همه تصاویر را روی پرده یا نمایشگر اتاق کنفرانس چک کنید.
• از عکس‌های پرزرق و برق و افکت‌های انیمیشنی پرسروصدا زمانی استفاده کنید که به موضوع اسلاید ربط داشته باشند.
• تعداد رنگ‌های موجود در یک اسلاید را محدود کنید.
• رنگ‌های روشن باعث می‌شوند اشیاء کوچک و خطوط کوتاه و باریک برجسته جلوه کنند، اگرچه که بعضی از رنگ‌های زنده خواندن مطالب را سخت می‌کنند.
• در یک چارت از بیش از چهار رنگ استفاده نکنید.
• قبل از انجام ارائه همه رنگ‌ها را روی پرده یا نمایشگر اتاق کنفرانس چک کنید.

در مجموع

• به دقت برنامه ریزی کنید.
• تحقیقات کافی را درباره موضوع ارائه خود انجام دهید.
• مخاطبان خود را بشناسید.
• ارائه خود را زمان بندی کنید.
• راحت و واضح حرف بزنید.
• متن ارائه خود را از نظر املا و دستور زبان بررسی کنید.
• از روی متن ارائه نخوانید. ارائه خود را تمرین کنید تا بتوانید برای بیان مطالب آن صرفا از بولت پوینت‌ها کمک بگیرید. متن موجود در اسلاید باید یک نشانه برای ارائه کننده باشد به جای یک پیام برای مخاطب.
• با یک مقدمه شروع کنید، سپس مطالب خود را بیان کنید و در آخر نکات مهم را مرور کنید.
• بهتر است کاری کنید که بولت پوینت‌ها به صورت انفرادی به اختیار شما ظاهر شوند تا مخاطب به جای خواندن مطلب از روی صفحه به شما توجه کند.
• از یک ماوس بی سیم یا دارای سیم بلند استفاده کنید تا بتوانید در طول ارائه خود حرکت کنید.
• اگر از افکت‌های صوتی در اسلایدهای خود استفاده کرده‌اید، صبر کنید تا افکت صوتی تمام شود و بعد صحبت خود را شروع کنید.
• اگر محتوای اسلایدهایتان پیچیده هستند از آن‌ها پرینت بگیرید و امکان یادداشت برداری را برای مخاطبانتان فراهم کنید.
• به نحوی بایستید که چشمتان روی مخاطبانتان باشد و به مانیتور هم تسلط داشته باشید.

بیشتربخوانید:

• پیش نمایش آفیس 2019 توسط مایکروسافت منتشر شد
• استفاده از طراحی Fluent Design در نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت

.

منبع: ncsl